PT HM Sampoerna Tbk

Penguatan Struktur Organisai

Dalam Mewujudkan Visi dan Misi

PT HM Sampoerna Tbk

1.1. Latar Belakang

Manajemen adalah proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik  melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan. Bagi setiap perusahaan fungsi-fungsi manajemen sangat penting untuk diterapkan. Fungsi-fungsi tersebut tidak bisa berjalan jika hanya diterapkan salah satu saja. Karena fungsi-fungsi tersebut memiliki keterkaitan satu sama lain. Beberapa jenis fungsi manajemen tersebut ialah POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Organizing sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan. Walaupun sebuah perusahaan sudah mempunyai planning yang sangat baik, tetapi jika tidak ada tenaga kerja yang melaksanakannya, maka planning tersebut akan tetap menjadi sebuah rencana yang tidak tercapai.

Perusahaan mempunyai struktur organisasinya masing-masing sesuai dengan kebijakan perusahaan tersebut. Biasanya struktur organisasi berbentuk diagram yang akan mempermudah para pegawai untuk mengetahui dan memahami struktur organisasi tersebut. Dengan adanya struktur organisasi ini, setiap orang dalam organisasi dapat lebih mengetahui bagian-bagian yang menjadi tanggung jawabnya. Setiap struktur organisasi mempunyai kelebihan dan kekurangan. Hal inilah yang harus diantisipasi oleh setiap perusahaan supaya produktivitasnya tetap optimal.

PT HM Sampoerna PT HM Sampoerna Tbk atau PT Hanjaya Mandala Sampoerna adalah perusahaan rokok terbesar di Indonesia. Kantor pusatnya berada di Surabaya, Jawa Timur. Perusahaan ini sebelumnya merupakan perusahaan yang dimiliki keluarga Sampoerna, namun sejak Mei 2005 kepemilikan mayoritasnya berpindah tangan ke Philip Morris International, perusahaan rokok terbesar di dunia dari Amerika Serikat, mengakhiri tradisi keluarga yang melebihi 90 tahun. 

1.2. Landasan Teori

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai serangkaian hubungan diantara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu kelompok. Performance atau kinerja mempunyai arti sebagai suatu hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang diberikan sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Struktur organisasi di masing-masing perusahaan berbeda-beda. Gibson et al.(1996:233) menyatakan, ”Struktur organisasi sama dengan anatomi organisme hidup, berperan sebagai kerangka kerja yang di dalamnya aktivitas dinamis dan cara orang melaksanakan kerja berlangsung”.

Perbedaan struktur tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain strategi yang merupakan sarana dalam mencapai tujuan perusahaan, ukuran yang dilihat dari jumlah orang dalam organisasi tersebut, teknologi organisasi yang merupakan dasar dari subsistem produksi, termasuk proses dalam mengubah input organisasi menjadi output, dan lingkungan yang mencakup setiap elemen di luar lingkup organisasi, seperti industri, pemerintah, pelanggan, pemasok, dan komunitas finansial.

Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1.      Organisasi garis

Organisasi garis merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana. Organisasi dengan jumlah karyawan sedikit dan pemiliknya merupakan pimpinan tertinggi di dalam perusahaan/organisasi yang mempunyai hubungan langsung dengan bawahannya. Di sini setiap bagian-bagian utama langsung berada dibawah seorang pemimipin serta pemberian wewenang dan tanggung jawab bergerak vertical ke bawah dengan pendelegasian yang tegas, melalui jenjang hirarki yang ada.

Kebaikan-kebaikan organisasi garis :

a.      Bentuk organisasi sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan.

b.        Pembagian tugas serta tanggung jawab dan kekuasaan cukup jelas.

c. Adanya kesatuan dalam perintah dan pelaksanaan sehingga mempermudah pemeliharaan disiplin dan bertanggung jawab.

d.   Pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara cepat karena komunikasi cukup mudah.

Sedangkan kekurangan-kekurangannya adalah :

a.   Bentuk organisasi tidak fleksibel.

b.   Kemungkinan pemimpin untuk bertindak otokratis besar.

c.   Ketergantungan pada seseorang cukup besar sehingga mudah terjadi kekacauan bila seseorang didalam garis organisasi “hilang”.

2.      Organisasi garis dan staf

Dalam organisasi ini ada dua kelompok orang-orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi itu, yaitu :

a.   Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan, yang digambarkan dengan garis atau lini.

b. Orang yang melakukan tugasnya berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut staf.

Di dalam organisasi garis dan staf :

1.    Terdapat spesialisasi yang beraneka ragam yang dipergunakan secara maksimal.

2.    Dalam melaksakan pekerjaannya, anggota atau lini dapat menerima pengarahan serta informasi dari staf.

3.    Pengarahan yang diberikan staf dapat dijadikan pedoman bagi pelaksana.

4.    Staf mempunyai pengaruh yang besar dalam pelaksanaan pekerjaan.

3.      Organisasi fungsional

Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu menekan hilarki sturtural, tetepai lebih pada sifat dan pungsi yang perlu dijalankan.

4.      Organisasi komite/panitia : pendapat dari sekumpulan orang biasanya akan lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang. Cara yang terbaik untuk menimbulkan kerja sama dari kelompok orang adalah dengan membentuk satu kelompok tetap yang disebut komite.

1.3. Profil Perusahaan

Sejarah dan keberhasilan PT HM Sampoerna Tbk. (“Sampoerna”) tidak terpisahkan dari sejarah keluarga Sampoerna sebagai pendirinya. Pada tahun 1913, Liem Seeng Tee, seorang imigran asal Cina, mulai membuat dan menjual rokok kretek linting tangan di rumahnya di Surabaya, Indonesia. Perusahaan kecilnya tersebut merupakan salah satu perusahaan pertama yang memproduksi dan memasarkan rokok kretek maupun rokok putih.

Popularitas rokok kretek tumbuh dengan pesat. Pada awal 1930-an, Liem Seeng Tee mengganti nama keluarga sekaligus nama perusahaannya menjadi Sampoerna, yang berarti ”kesempurnaan”.

Bangunan tersebut kemudian juga dijadikan tempat tinggal keluarganya, dan hingga kini, bangunan yang dikenal sebagai Taman Sampoerna tersebut masih memproduksi kretek linting tangan. Bangunan tersebut kini juga meliputi sebuah museum yang mencatat sejarah keluarga Sampoerna dan usahanya, serta merupakan salah satu tujuan wisata utama di Surabaya.

Generasi ketiga keluarga Sampoerna, Putera Sampoerna, mengambil alih kemudi perusahaan pada tahun 1978. Di bawah kendalinya, Sampoerna berkembang pesat dan menjadi perseroan publik pada tahun 1990 dengan struktur usaha modern, dan memulai masa investasi dan ekspansi.

1.3.1. Visi Dan Misi PT HM Sampoerna Tbk

Visi PT HM Sampoerna Tbk. (“Sampoerna”) terkandung dalam “Falsafah Tiga Tangan”. Falsafah tersebut mengambil gambaran mengenai lingkungan usaha dan peranan Sampoerna di dalamnya. Masing-masing dari ketiga ”Tangan”, yang mewakili perokok dewasa, karyawan dan mitra bisnis, serta masyarakat luas, merupakan pihak yang harus dirangkul oleh Sampoerna untuk meraih visi menjadi perusahaan paling terkemuka di Indonesia.

Sampoerna meraih ketiga kelompok ini dengan cara sebagai berikut : 

1.      Memproduksi rokok berkualitas tinggi dengan harga yang wajar bagi perokok dewasa.

Sampoerna berkomitmen penuh untuk memproduksi sigaret berkualitas tinggi dengan harga yang wajar bagi konsumen dewasa. Ini dicapai melalui penawaran produk yang relevan dan inovatif untuk memenuhi selera konsumen yang dinamis.

2.      Memberikan kompensasi dan lingkungan kerja yang baik kepada karyawan dan membina hubungan baik dengan mitra usaha.

Karyawan adalah aset terpenting Sampoerna. Kompensasi, lingkungan kerja dan peluang yang baik untuk pengembangan adalah kunci utama membangun motivasi dan produktivitas karyawan.

3.      Memberikan sumbangsih kepada masyarakat luas.

Kesuksesan Sampoerna tidak terlepas dari dukungan masyarakat di seluruh Indonesia. Dalam memberikan sumbangsih, kami memfokuskan pada kegiatan pengentasan kemiskinan, pendidikan, pelestarian lingkungan, penanggulangan bencana dan kegiatan sosial karyawan.

Misi PT HM Sampoerna Tbk. adalah menawarkan pengalaman merokok terbaik kepada perokok dewasa di Indonesia. Hal ini PT HM Sampoerna Tbk. lakukan dengan senantiasa mencari tahu keinginan konsumen, dan memberikan produk yang dapat memenuhi harapan mereka.

1.3.2. Budaya PT HM Sampoerna Tbk

1.      Budaya perusahaan dalam tubuh sampoerna sudah menjadi spirit d’corps
sampoerna. Dalam kegiatan sehari-hari.

2.      Kredibilitas perusahaan yang terpercaya

1.3.3. Struktur Organisasi PT HM Sampoerna Tbk

Bentuk struktur organisasi yang digunakan oleh PT. HM Sampoerna Tbk termasuk pada bentuk struktur organisasi garis (Line Organization Structure). Struktur Organisasi Garis yaitu organisasi yang wewenang atasan langsung ditujukan kepada bawahan, karena bawahan bertanggung jawab langsung kepada atasannya dan adanya suatu perintah.

Berikut ini adalah masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi PT. HM sampoerna Tbk sebagai berikut :

1.      RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

Rapat umum pemegang saham berada paling atas struktur organisasi perusahaan, yang biasanya diadakan setiap setahun sekali pada akhir juni. Didalam rapat tersebut Direksi berkewajiban memberikan laporan perihal jalannya perusahaan dari tata usaha keuangan dari tahun buku yang lalu yang harus ditentukan dan disetujui, dan juga dalam RUPS ini dilakukan penunjukan akuntan publik yang terdaftar.

2.      Dewan Komisaris

Dewan Komisaris terdiri dari seorang Presiden Komisaris dan dua orang anggota komisaris. Tugas utama dari Dewan Komisaris yaitu mempunyai wewenang untuk memberhentikan Direksi Apabila terdapat suatu tibdakan dari direksi yang bertentangan dengan anggaran dasar dan tujuan dari perusahaan.

3.      Direksi

Direksi terdiri dari Presiden Direktur dan 2 orang direktur yang secara bersama-sama mempunyai hak dan wewenang mewakili dan bertindak atas nama Direksi.

4.      Direktur Pelaksana (CEO)

Tugas Direktur Pelaksana yaitu :

a.   Mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan termasuk sumber daya manusia (SDM), Administrasi, pemasaran, manufacturing, litbang dan keuangan.

b.   Memberikan pengarahan dan petunjuk kepada para pelaksana dan mengawasi keseimbangan antara wewnang dan tanggung jawab serta memastikan bahwa prosedur kerja di dalam perusahaan berjalan lancar.

5.      Divisi Sumber Daya Manusia

Divisi ini terdiri dari :

a.   Personalia

Bagian ini bertugas melaksanakan system pengolaan dan pemeliharaan administrasi kepegawaian serta melaksanakan dan memenuhi perijinan dan peraturan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan maupun hukum yang mengatur mengenai pengelolaan perusahaan.

b.   Rencana Pengembangan

Bagian ini bertugas menyediakan system rekrutmen dan seleksi tenaga kerja bagi perusahaan, menyediakan system pelatihan dan pengembangan SDM dan menyediakan system evaluasi terhadap SDM.

c.   Kesejahteraan

Bagian ini bertugas menyediakan system pemberian tunjangan yang sesuai dengan karyawan. 

6.      Divisi Administrasi

Divisi ini terdiri dari Bagian Umum, Hukum, dan Hubungan Masyarakat.Bagian umum bertugas menyelesaikan pendokumentasian atas dokumen-dokumen penting perusahaan serta penyusunan daftar hadir. Bagian Hukum bertugas membuat serta mengontrol terhadap pelaksanaan hukum yan berlaku di perusahaan.

7.      Divisi Pemasaran

Bagian pemasaran bertugas menganalisa pemasaran, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian hasil produksi sampai ketangan konsumen. Divisi ini terdiri dari penelitian pasar, pengendalian merk, pemasaran lapangan, koordinasi penjualan.

8.      Divisi Manufacturing

Divisi ini terdiri dari bagian Bahan Baku, Produksi, Engineering. Bertugas menyediakan dan mengontrol bahan baku yang akan diproses sehingga menghasilkan produk yang diinginkan, mengontrol atas produk yang bsedang diracik sampai produk tersebut selesai serta mengecek jalannya proses perakitan.

9.      Divisi Litbang

Divisi ini terdiri dari bagian Laboratorium, Pengembangan Produk, Pengontrolan mutu dan penelitian dasar.

10.   Divisi Keuangan

Divisi ini terdiri dari bagian Bendahara, Akuntansi dan EDP. Bagian bendahara bertugas menangani masalah dana. Bagian akuntansi bertugas menangani pemuatan laporan keuangan dan aktualisasi. Bagian EDP bertugas memproses data-data yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan, mulai dari menginput data baru, mengolah dan meyeleksi data yang sudah ada.

1.3.4. Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi yang Dianut PT HM Sampoerna Tbk

Kelebihan Line Organization Structure, yaitu :

1.      Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melakukan tugas pokok dengan kelompok staf yang melakukan kegiatan penunjang.

2.      Asas spesialisasi yang ada dapat dilanjutkan menurut bakat bawahan masing-masing.

3.      Prinsip “The right man on the right place” dapat diterapkan dengan mudah.

4.      Koordinasi dalam setiap unit kegiatan dapat diterapkan dengan mudah.

5.      Dapat dilakukan dalam organisasi yang lebih besar (skala besar).

Kekurangan Line Organization Structure, yaitu :

1.      Pimpinan lini sering mengabaikan saran atau nasehat dari staf.

2.      Pimpinan staf sering mengabaikan gagasan-gagasan dari pimpinan lini.

3.      Adanya kemungkinan pimpinan staf melampaui batas kewenangannya.

4.      Perintah lini dan perintah staf sering membingungkan anggota organisasi karena kedua jenis hirarki sering tidak seirama dalam memandang sesuatu.

1.4. Kesimpulan

Pendelegasian tugas yang jelas dan kerjasama yang baik antara kelompok lini dapat membuat PT HM Sampoerna Tbk mencapai visi dan misi perusahaan.